Hoàng Trần chia sẻ những lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những loại hình sự kiện đã có mặt ngay từ những ngày đầu của ngành quảng cáo. Phiên bản “bình dân” của loại hình này có thể gọi là những chương trình ca múa nhạc tạp kĩ, hội chợ phiên,… đến những quy mô to hơn như festival âm nhạc, vòng chung kết music show, họp mặt thần tượng,… Về cơ bản, sự kiện ngoài trời có được những ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, sức chứa lớn, mang đến không khí hòa hợp mà những sự kiện trong nhà khó có thể có được.

Một sự kiện tổ chức ngoài trời có thể rất đáng nhớ với những người tham dự nhưng lại là cơn ác mộng thực sự đối với những người lên kế hoạch . Bởi chỉ cần một sai sót nhỏ là sẽ dễ dẫn đến hiệu ứng sụp đổ dây chuyền domino nếu người tổ chức không chuẩn bị kĩ càng. Từ khâu lên ý tưởng, truyền thông hình ảnh, sắp đặt không gian, trang bị thiết bị sự kiện,… đến phần diễn ra sự kiện nhưng tiệc chào mừng, giao lưu quan khách. Tất cả đều rất quan trọng ở từng mỗi khâu và hợp chung nhất thể.

Bài viết này, Hoàng Trần với kinh nghiệm nhiều năm là đơn vị tổ chức sự kiện, chuyên cho thuê thiết bị sự kiện lắp đặt âm thanh ánh sáng, cho thuê tivi LCD, màn hình monitor nhắc bài, cho thuê tai nghe phiên dịch, cho thuê máy tính bảng iPad & bộ đàm motorola… trên toàn quốc - sẽ chia sẻ với bạn đọc những lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

nhung luu y khi to chuc su kien ngoai troi — *Sự kiện ngoài trời rất sôi động nhưng đòi hỏi sự kĩ lưỡng trong từng chi tiết của khâu tổ chức*

1. Ngân sách hạn chế luôn là vấn đề đầu tiên

Một trong những mối lo lắng lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời đó là ngân sách. Rất nhiều địa điểm sự kiện trong nhà sẽ được đơn vị cho thuê kèm theo dàn thiết bị sự kiện, hay hỗ trợ các điều kiện có thể như sân đón khách, khu vệ sinh, dãy bàn tiệc. Tuy nhiên điều này lại là không thể đối với các không gian ngoài trời, khi mà bạn phải tự dựng nên tất cả mọi thứ từ sân khấu, khu tiếp khách, không gian sự kiện,… Và với ngân sách hạn chế ngay từ đầu thì sự kiện của bạn rất dễ xem như là đã chết từ trong trứng nước.

2. Vấn đề giấy phép tổ chức không được để tâm

Trong một ngày có hàng trăm sự kiện lớn nhỏ diễn ra. Địa điểm mà các event ngoài trời thường diễn ra ở các công viên, khu du lịch sinh thái,… và trong số đó liệu có bao nhiêu event được diễn ra mà có giấy phép. Để event của bạn diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất cứ một vấn đề gì về tổ chức bạn hãy thực hiện đúng các thủ tục cần có. Trước tiên đó là giấy phép xin tổ chức event ngoài trời.

chuan bi giay phep day du khi to chuc su kien

Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện nhiều năm của Hoàng Trần thì nơi mà bạn có thể đăng kí giấy phép được tổ chức hoạt động ngoài trời chính là Sở văn hóa thể thao và Du lịch. Xin lưu ý rằng chương trình của bạn càng nhiều hoạt động thì việc xin cấp phép càng liên quan đến nhiều cơ quan có thẩm quyền. bên cạnh đó việc treo banron và banner cũng cần phải xin cấp phép (cụ thể như nội dung chương trình, maket truyền thông, cơ cấu quà tặng nếu có,…)

3. Không tạo được sức hút cho sự kiện

Một event ngoài trời không khó để thu hút được số lượng người tham gia nhưng liệu bạn có giữ được chân của khách. Nên nhớ rằng sự kiện ngoài trời cũng tức là đồng nghĩa với tình huống nếu không có gì hấp dẫn thì quan khách hoàn toàn có thể bỏ về bất cứ lúc nào. So với sự kiện trong sảnh hội nghị thì đôi khi tâm lý khách tham dự còn ngại phải đứng dậy bước ra cổng thì đối với các “outdoor public event”, sự kiện của bạn chán? Khách sẵn sàng bỏ về ngay.

Như vậy event của bạn phải có nhiều hoạt động để có thể lôi cuốn được sự thu hút được khách hàng. Hãy bày tỏ sự quan tâm của nhà tổ chức tới tất vả khan giả, đừng bỏ rơi bất cứ một thành viên nào ở phía dưới sân khấu. Đó có thể là những trò chơi trúng thưởng, những câu hỏi vui mang tính sáng tạo, độc đáo, trang trí và sắp xếp sân khấu cũng như không gian diễn ra sự kiện, những câu hỏi của MC nhằm kích nhiệt tất cả các thành viên tham gia chương trình của bạn…

Một điều quan trọng nữa là hãy quan tâm khách tham dự thực sự cần gì ở một sự kiện ngoài trời. Lỗi cơ bản nhất chính là là để khách của bạn đi lang thang xung quanh địa điểm để tìm cái ghế và bóng mát. Trừ khi bạn đang tổ chức bữa tiệc đứng buffet, hầu hết mọi vị khách sẽ đứng và tán ngẫu với nhau. Đừng cho rằng mọi người đều vui vẻ với điều đó đặc biệt là đối với sự kiện kéo dài hơn 2 giờ. Hãy cung cấp chỗ ngồi cho hơn 80% lượng khách, và một số khu vực có bóng mát để tránh ánh sáng trực tiếp từ mặt trời.

tao bong mat cho khach khi to chuc su kien ngoai troi — *Nếu sự kiện diễn ra vào ban ngày thì bạn nên tốt nhất là tạo bóng mát cho khách tham dự*

4. Thiếu đầu tư vào hệ thống thiết bị sự kiện, âm thanh ánh sáng

Địa điểm tổ chức các event ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biển,.. với không gian rộng. Do đó hệ thống âm thanh, ánh sáng chiếm vai trò khá quan trọng bởi vì đối với không gian rộng cần có một hệ thống âm thanh và ánh sáng có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện. Vì vậy nếu ngân sách tổ chức sự kiện của bạn không thực sự lớn hay vì không muốn “mạnh tay chơi sang lấy tiếng” thì bạn có thể chọn đến phương án thuê thiết bị sự kiện từ các bên thứ ba cung cấp dịch vụ này.

5. Giờ giấc, trang phục của các sao, KOL, idol trong chương trình

Khi tổ chức các sự kiện lớn, Event của bạn chắc chắn phải có sự góp mặt của Sao hay những người nổi tiếng. Việc KOLs đến muộn giờ hay trang phục của họ luôn khiến cho những nhà tổ chức phải đau đầu.

Để tránh tình trạng này, người tổ chức cần phải đặt vấn đề với người quản lý của Kol trước khi kí hợp đồng với các điều khoản rõ ràng và chặt chẽ. Bên cạnh đó cần chuẩn bị các phương án dự phòng trong trường hợp Sao tới muộn hoặc có thể không đến.

6. Thiếu vệ sinh tại không gian tổ chức sự kiện

Với địa điểm diễn ra sự kiện là ngoài trời nên rác thải tác động trực tiếp tới không gian mà khách hàng tham dự sự kiện. Không khó khăn gì nếu nhà tổ chức đặt những thùng rác nhỏ với slogan nhằm mục đích bảo vệ môi trường. Như thế sự kiện của bạn sẽ được đánh giá cao, đồng thời khuyến khích sự nhận thức của khách tham dự chương trình đối với vấn đề bảo vệ và cải thiện màu xanh của không gian họ đang sống.

chuan bi cong tac ve sinh khi to chuc su kien ngoai troi

7. Thuê quá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ

Lỗi này thể hiện sự không đồng nhất trong việc thỏa thuận hợp tác, xác định mơ hồ về quy mô sự kiện, bên cạnh đó còn có thể làm lãng phí ngân sách không đáng có. Bạn là người đang tổ chức sự kiện, chắc chắn bạn sẽ chọn lựa các thiết bị cho sự kiện từ nhiều đơn vị cung cấp khác nhau. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm được chi phí tổ chức chương trình ở một khía cạnh nào đó, nhưng nó sẽ là điểm trừ chí mạng. Đồ đạc trong sự kiện sẽ không có tính đồng bộ cả về mặt kĩ thuật lẫn nhân sự khi cần hợp tác giữa các khâu. Tiết kiệm 5 đồng và phá hủy một sự kiện có thể mang lại 25 đồng cho công ty thì quả là lợi bất cập hại.

Vì vậy hãy nên thuê một đơn vị chuyên biệt về riêng hạng mục trong sự kiện, sẽ khiến bạn có thể dễ dàng quản lý cũng như sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc. Một đơn vị chuyên về tổ chức sự kiện chắc chắn sẽ giúp bạn hoàn thiện về mặt truyền thông cho sự kiện, và họ cũng tường tận những điều gì cần tránh khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Điều này sẽ giúp bạn chú tâm hơn vào công tác tổ chức các hoạt động khác có thể phát sinh trong quá trình sự kiện.

Là đơn vị tổ chức sự kiện, chuyên cho thuê thiết bị sự kiện lắp đặt âm thanh ánh sáng, cho thuê tivi LCD, màn hình monitor nhắc bài, cho thuê tai nghe phiên dịch, cho thuê máy tính bảng iPad & bộ đàm motorola… trên toàn quốc… trên toàn quốc những năm qua công ty Hoàng Trần luôn cố gắng phát huy thế mạnh bản thân, đồng thời đúc rút kinh nghiệm từ nhiều sự kiện, case study đã từng tổ chức.

Hoàng Trần có đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm, tận tình và chu đáo
Hệ thống thiết bị sự kiện âm thanh ánh sáng cho thuê chất lượng tốt, hiệu quả
Đội ngũ nhân viên lắp ráp chuyên nghiệp, nhanh chóng, lịch sự
Giá cả cho thuê cạnh tranh nhất trên thị trường hiện nay

Hoang tran dong hanh to chuc su kien milo — *Hoàng Trần phối hợp cùng nhãn hàng Milo tổ chức một sự kiện ngoài trời*

Quý khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện, thuê iPad/ Laptop, thuê màn hình ghép, thuê thiết bị âm thanh sân khấu, cho thuê tivi LCD, cho thuê âm thanh ánh sáng, cho thuê máy chiếu giá rẻ/ tổ chức sự kiện… vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

- Email : hoangtran@hoangtran.vn
- Di động : 0932 083 238 - 0932 085 238

- Fanpage : https://www.facebook.com/thuemanhinhcamung