Quý khách hàng thân mến, trước những diễn biến ngày càng phức tạp của dịch bệnh Covid-19 do chủng virus Corona (nCoV) gây ra, các công ty truyền thông và tổ chức sự kiện được dự báo sẽ phải đương đầu với nhiều khó khăn trong quý I/2020 và có thể là lâu hơn nữa.

Tinh hinh dich anh huong den nganh to chuc su kien

Theo một cuộc khảo sát từ các Agency “có tiếng” trên toàn thế giới thì ở thời điểm hiện tại, cả lượng người tiếp cận lẫn chi phí đầu tư cho quảng cáo đều có chiều hướng giảm mạnh. Các chuyên gia ngành truyền thông dự đoán những nơi chịu ảnh hưởng của dịch sẽ gặp ảnh hưởng tương tự và đối mặt với một thị trường ảm đạm trong một thời gian dài. Bởi vậy các ‘agency’, các công ty tổ chức sự kiện nên có một kế hoạch kịp thời và thích hợp để ứng phó với tình hình phức tạp của sự bùng phát dịch Covid-19.

Bài viết này, Hoàng Trần - đơn vị tổ chức sự kiện trên toàn quốc xin được gợi ý một số việc nên làm giữa tình hình dịch Covid-19 mà ít hay nhiều cũng đều sẽ có tác dụng trong bối cảnh đặc thù hiện nay.

1. Tận dụng thời gian để huấn luyện và đào tạo nhân viên

Một trong những điều nên làm lúc này là để các thành viên tự training kỹ năng chéo cho nhau. Thông qua đó, bạn sẽ phát hiện ra nhiều điểm thú vị từ nhân viên của mình. Thay vì vào công ty mà không có dự án nào chạy, ngồi lướt facebook thì chúng ta hãy lên kế hoạch cho nhiều buổi huấn luyện và đào tạo kỹ năng cho nhân viên của mình.

Dành thời gian để giúp nhân viên trau dồi kỹ năng làm proposal, báo giá, thuyết trình, thương thảo với khách hàng đến các kỹ năng thực chiến như chạy rehearsal, kỹ thuật chỉnh âm thanh, chạy màn hình… biết đâu sẽ giúp tất cả thành viên trong công ty phát huy được thêm các điểm mạnh trong bản thân mà trước đây họ chưa từng thấy được.

Đây cũng là một sự chuẩn bị mang lại không khí tích cực và chủ động của ban điều hành công ty, giúp nhân viên luôn ở trong trạng thái sẵn sàng đến khi thời điểm công bố hết dịch.

Huan luyen dao tao nhan vien san sang phuc vu su kien

2. Thiết lập quy trình tiêu chuẩn, cải thiện workflow hợp lí

Tận dụng thời gian này để rà soát lại quy trình làm việc, các biểu mẫu báo giá, workflow của các phòng ban trong công ty nhằm tinh chỉnh hệ thống. Việc này giúp cho các event agency có thể năng cao năng suất và hiệu suất lao động của nhân viên lên từ 1.5 - 2 lần, giúp mọi người làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn.

thiet lap quy chuan quy trinh trong to chuc su kien

3. Nhàn cư vi bất thiện, hãy viết các ý tưởng thành proposal

Không riêng gì Hoàng Trần mà chắc hẳn tất cả event agency đều có những ý tưởng tổ chức sự kiện rất hay ho trong những lần brainstorm hay planning, nhưng đôi khi các ý tưởng này chưa bao giờ được bán, hay thậm chí được viết nên thành một event proposal hoàn chỉnh để đi chào hàng.

viet cac y tuong proposal cho to chuc su kien

Vậy thì còn chờ gì nữa, lúc này thay vì ngồi xem MV, hãy kéo cả team mình vào ngồi brainstorm, cùng nhau xây các proposal mà mình từng nghĩ, để rồi sau này có cơ hội mà biến nó thành hiện thực. Dù event agency là công ty dịch vụ, nhưng chúng ta luôn có thể tạo ra các sản phẩm để chào hàng, là các proposal thật hấp dẫn.

4. Tạo dựng truyền thông và xây dựng kênh thương hiệu bản thân

Có trên 50% các event agency không có website và các kênh truyền thông cho mình, hoặc nếu như có, thì website hay facebook đó cũng đã phủ bụi rất lâu. Đầu tư vào việc xây dựng thương hiệu cho agency là công việc có thể làm ngay bây giờ, trong lúc không có việc gì để làm thì hãy cùng nhau xây “ngôi nhà online” của mình thật ấn tượng và chuyên nghiệp, để khi mùa Corona ra đi, thì mùa gặt brief từ khách hàng chắc chắn sẽ ồ ạt lại về. Và lúc này bạn đã có một profile chỉn chu để tiếp cận khách hàng.

5. Tranh thủ tạo dựng các mối quan hệ mới

Đang mùa dịch thì chắc chắn tỉ lệ nhận brief mới về sự kiện là gần như bằng 0%, vì làm gì có khách hàng nào dám tổ chức sự kiện trong thời điểm này. Vì vậy thay vì mất công đi tìm brief mới để có job chạy, thôi thì hãy đi mở rộng mối quan hệ của mình. Mùa này đại đa số khách hàng đều không brief hoặc nếu như có brief thì cũng brief những dự án rất xa. Vậy chúng ta hãy cố gắng gồng qua quý 1 này, tận dụng tháng rảnh rỗi này để gặp gỡ thêm nhiều đối tác, nhiều mối quan hệ tiềm năng. Biết đâu trong hạt giống mối quan hệ chúng ta gieo trong quý 01 này, sẽ nảy mầm một dự án hoành tráng vào cuối năm, và hi vọng lúc ấy Corona đã đi xa thật rồi.

tao dung moi quan he de lien ket cac hoi nghi su kien

Cuối cùng, bạn nên tranh thủ… xịt phòng diệt khuẩn để hưởng ứng công tác phòng chống dịch Corona một cách tốt nhật. Đồng thời đây cũng là khoảng thời gian hợp lí để sắp xếp, thu dọn, hay thậm chí là thay đổi kết cấu trong văn phòng để tạo sinh khí mới cho những ngày sắp tới.

Thiet ke lai khong gian van phong de tang su sang tao

Trên đây Hoàng Trần đã chia sẻ một số việc mà chúng ta, những người làm nghề tổ chức sự kiện nên tranh thủ áp dụng nhằm không bị ì sau một thời gian tạm nghỉ, và cũng là tạo đà dậm nhảy cho thời điểm hết dịch - khi ấy chắc chắn mọi hoạt động sẽ trở lại bình thường và thậm chí là có phần bùng nổ.

Là đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện như Laptop, cho thuê thiết bị sự kiện như smartphone số lượng lớn, bộ đàm, loa phóng thanh, loa di động, loa trợ giảng, bộ matrix Kramer 4x4, thiết bị DscanCue present, những năm qua công ty Hoàng Trần luôn cố gắng phát huy thế mạnh bản thân, đồng thời đúc rút kinh nghiệm từ nhiều sự kiện, case study đã từng tổ chức.

Hoàng Trần có đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm, tận tình và chu đáo
Hệ thống thiết bị sự kiện cấu hình cao, cho thuê chất lượng tốt, hiệu quả
Đội ngũ nhân viên lắp ráp chuyên nghiệp, nhanh chóng, lịch sự, sẵn sàng cài đặt và ứng dụng free 100% cho khách hàng
Giá cả cho thuê cạnh tranh nhất trên thị trường hiện nay

Quý khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện, thuê iPad/ Laptop, thuê màn hình ghép, thuê thiết bị âm thanh sân khấu, cho thuê tivi LCD, cho thuê âm thanh ánh sáng, cho thuê máy chiếu giá rẻ/ tổ chức sự kiện… vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:
- Email : hoangtran@hoangtran.vn
- Di động : 0932 083 238 - 0932 085 238

- Fanpage : https://www.facebook.com/thuemanhinhcamung