Quý khách hàng thân mến, chúng ta đều biết bất kỳ sự kiện trọng đại nào như hội nghị khách hàng, lễ khai trương, lễ ra mắt sản phẩm, tiệc cưới, tiệc sinh nhật doanh nghiệp, hội nghị khách hàng, liveshow ca nhạc đều cần đến sự tổ chức của công ty tổ chức sự kiện phù hợp với các điều kiện tiêu chuẩn nhất định và nhu cầu của khách hàng. Cũng chính vì vậy, ngày càng nhiều công ty sự kiện được thành lập nên.

Trong tình hình đó, Hoàng Trần đã ra đời vào cách đây 8 năm trước với điểm xuất phát là một công ty cho thuê thiết bị sự kiện. Và cứ thế với bề dày hoạt động trong ngành quảng cáo, tổ chức sự kiện suốt hơn 08 năm qua, công ty Hoàng Trần đã luôn là sự lựa chọn hàng đầu của các nhãn hàng, thương hiệu lớn mỗi khi muốn tổ chức sự kiện, quảng bá hình ảnh. Các nhãn hàng của Unilever như AXE, DOVE, CLEAR, OMO…..các triển lãm ngành du lịch ITE hàng năm, Vietnam EXPO, triển lãm MTA, triển lãm xe hơi, Vietbuild…. các sự kiện quốc tế của Bộ Ngoại Giao, Đại hội Đoàn TNCS HCM và các sự kiện lớn nhỏ khác - đều có sự góp phần không nhỏ của Hoàng Trần.

Hoàng trần chuyên cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện — *Một sự kiện triển lãm mà Hoàng Trần cho thuê - lắp đặt Kiosk quảng cáo*

Tuy nhiên không phải công ty nào cũng đạt được thành công trong thị trường màu mỡ này. Vậy công ty tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết thành công của một công ty sự kiện như thế nào? Bài viết này Hoàng Trần xin được chia sẻ với tư cách là một đơn vị đã hoạt động lâu năm trong ngành.

1. Vậy, công ty tổ chức sự kiện là gì?

Công ty tổ chức sự kiện (Event Company) là đơn vị cung cấp các giải pháp cả về phần cứng (trang trí, sân khấu, thiết bị, banner) và phần mềm (kịch bản, kế hoạch, mục tiêu chiến lược) cho các chương trình, sự kiện mang tính giới thiệu & quảng bá sản phẩm, lễ kỷ niệm đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tỉ mỉ đến từng chi tiết nhỏ. Có thể kể đến một số sự kiện tiêu biểu như:

- Tổ chức hội nghị & hội thảo khách hàng.

- Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty.

- Tổ chức lễ khai trương, lễ khánh thành.

- Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, thương hiệu mới.

- Tổ chức các sự kiện theo chủ đề như tiệc cưới, tiệc sinh nhật.

Chuyên cho thuê màn hình ghép tivi lcd chất lượng

2. Lí do thành công đầu tiên là xây dựng được thương hiệu vững chắc

Danh tiếng của một công ty, doanh nghiệp sẽ được chứng minh rõ nhất qua những thành tựu mà công ty đã đạt được. Đó là yếu tố đầu tiên khiến khách hàng chú ý đến. Công ty tổ chức sự kiện lâu năm, đã chứng tỏ bản thân mình trên thị trường sẽ dễ dàng gây ấn tượng tốt cho khách hàng. Đa số các công ty đều mong muốn tạo dựng hình ảnh của mình qua các chiến lược Marketing, quảng bá thương hiệu mạnh mẽ để có được sự tin tưởng nhất định từ khách hàng. Thông qua website chính thức, trang thông tin Facebook hoặc các mạng xã hội khác, khách hàng có thể dễ dàng tìm được thông tin và thấy được hình ảnh, video các sự kiện đã được quay lại.

Cũng chính từ những phương tiện này, công ty có thể tiếp cận được một số lượng khách hàng rộng lớn và khách hàng cũng có thể trực tiếp tìm hiểu về quá trình hình thành – phát triển công ty, từ đó cân nhắc lựa chọn một công ty sự kiện phù hợp với nhu cầu của bản thân.

Thông thường một công ty tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận nhiều loại hình sự kiện khác nhau. Có những sự kiện rất trang trọng, tinh gọn, hiệu quả như tổ chức lễ khai trương, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khởi công động thổ, lễ cất nóc. Có những sự kiện vô cùng sáng tạo, đầy màu sắc như tiệc cưới, tiệc sinh nhật lại có những sự kiện ngập tràn âm thanh ánh sáng như là liveshow ca nhạc. Tuy nhiên một số công ty luôn muốn tập trung nguồn lực của mình vào một lĩnh vực sự kiện nhất định, như một “thương hiệu” riêng cho công ty mà nhắc đến là khách hàng sẽ nhớ tới.

Việc lựa chọn lĩnh vực trọng điểm là tùy thuộc vào định hướng của công ty, tuy nhiên nếu mở rộng khả năng tổ chức nhiều loại sự kiện khác nhau sẽ đưa đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn khác biệt. Từ đó khuyến khích công ty tự phát triển và khẳng định vị trí, chỗ đứng của công ty trong mắt khách hàng của mình.

Và ngay từ đầu, Hoàng Trần đã xuất phát bằng cách làm điều mình giỏi nhất - là cho thuê thiết bị sự kiện như âm thanh ánh sáng sân khấu, cho thuê màn hình ghép Video Wall, cho thuê tivi LCD. Sau đó mở rộng ra đến lĩnh vực cho thuê Laptop cấu hình cao số lượng lớn, cho thuê thiết bị Smartphone, bộ đàm, loa di động,…

3. Lí do tiếp theo, xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm với khách hàng

Điểm đầu tiên gây chú ý với khách hàng chính là thái độ phục vụ của nhân viên. Khách hàng thường sẽ chú ý đến quy cách, trình độ của đội ngũ nhân viên trong hầu hết các khâu tổ chức sự kiện. Trong khi đó, để tổ chức một sự kiện lớn thì rất cần một hệ thống nhân sự hùng hậu, có sự phối hợp nhịp nhàng, chuyên nghiệp với nhau. Vậy nên, đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện đảm bảo chất lượng là điểm mấu chốt trước tiên cho sự hài lòng của khách hàng.

Team hoàng trần tổ chức sự kiện chuyên nghiệp — *Để một Kiosk quảng cáo được bài bản, đội ngũ Hoàng Trần đã có mặt từ rất sớm của sự kiện để lắp đặt và triển khai*

Trên thực tế, đội ngũ nhân sự Hoàng Trần đều là những người được đào tạo bài bản, kinh nghiệm lâu năm; đối với những liveshow lớn, đội ngũ này cần phải quy tụ cả những chuyên viên kỹ thuật, chuyên viên âm thanh ánh sáng,…góp phần làm tăng thêm hiệu ứng ấn tượng cho sự kiện. Và thành công là điều tất yếu như hữu xạ tự nhiên hương.

4. Cuối cùng là lắng nghe phản hồi của khách hàng để tiếp thu và thay đổi

Lời đánh giá từ những người trực tiếp trải nghiệm dịch vụ sẽ mang đến cho khách hàng nhận xét khách quan hơn và cũng là thước đo sự uy tín của công ty sự kiện đối với khách hàng của mình. Đây cũng là nguồn khảo sát vô giá mà các công ty tổ chức sự kiện nên tận dụng. Qua đó phát huy những thế mạnh đang có đồng thời cải thiện những thiếu sót còn tồn đọng. Mang lại sự hài lòng cho khách hàng sẽ giúp công ty có nhiều cơ hội quảng bá hơn bất cứ hình thức marketing nào. Và thực vậy, đội ngũ chăm sóc khách hàng của Hoàng Trần luôn túc trực để sẵn sàng nhận feedback qua đó thay đổi nếu cần thiết vì một kết quả tốt hơn và mang đến trải nghiệm hài lòng cho khách hàng.

Bí quyết thành công, không chỉ dành cho công ty tổ chức sự kiện, mà còn là đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đó chính là việc giữ được niềm tin của khách hàng. Sở dĩ khách hàng tìm đến với một công ty dịch vụ nào đó, trước hết vì ấn tượng và có được uy tín tốt trên thị trường. Sau đó chính là sự chân thành, tin cậy mà công ty đã mang đến cho khách hàng.

Lắng nghe tiếp thu ý kiến khách hàng tổ chức sự kiện

Cho thuê màn hình tivi lcd chuyên dụng sự kiện — *Những màn hình tivi LCD được đội ngũ Hoàng Trần lắp đặt trong các sự kiện nhằm mang đến trải nghiệm công nghệ hiệu quả*

Là đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện, âm thanh sân khấu, cho thuê màn hình ghép Video Wall, tivi LCD số lượng lớn, những năm qua công ty Hoàng Trần luôn cố gắng phát huy thế mạnh bản thân, đồng thời đúc rút kinh nghiệm từ nhiều sự kiện, case study đã từng tổ chức.